Fachkraft für Büro- und Organisationsmanagement (IHK)

Überblick

Der moderne Büroalltag verlangt zunehmend nach qualifizierten Fachkräften, die administrative Prozesse effizient steuern, digitale Tools sicher anwenden und Projekte strukturiert begleiten können. Der IHK-Zertifikatskurs "Fachkraft für Büro- und Organisationsmanagement (IHK)" vermittelt grundlegende Kenntnisse in Büroorganisation, Kommunikation, IT-Anwendungen, Projektmanagement sowie der Integration von KI-gestützten Tools.

Durch praxisnahe Übungen und konkrete Anwendungsszenarien gewinnen Teilnehmende wertvolle Einblicke in die vielseitigen Aufgaben moderner Office- und Assistenzrollen – und bereiten sich gezielt auf neue berufliche Herausforderungen vor.

Zielgruppe

• Personen, die sich auf eine Tätigkeit im Office-Management oder in der Assistenz vorbereiten
• Mitarbeiter aus angrenzenden Berufsfeldern (z. B. Verwaltung, Kundenservice, Personal- oder Rechnungswesen)
• Existenzgründer und Selbstständige, die ihre Büroorganisation und digitale Prozesse professionell aufsetzen möchten
• Quereinsteiger, die den beruflichen Einstieg in moderne Büro- und Projektmanagementrollen anstreben

Abschluss

Der lehrgangsinterne schriftliche Zertifikatstest findet online statt.

Die Teilnehmer erhalten nach Abschluss des Lehrgangs und bestandenem Abschlusstest von einer kooperierenden IHK das IHK-Zertifikat "Fachkraft für Büro- und Organisationsmanagement (IHK)". Das IHK-Zertifikat ist nicht mit einem öffentlich-rechtlichen Zeugnis gleichzusetzen und bietet keine Personen-Zertifizierung.

Lehrgangsinhalte

Grundlagen des Office Managements

• Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Office Managers
• Büroorganisation und -management
• Kommunikation und Korrespondenz (modern und klassisch)
• Projektmanagement-Grundlagen
• Qualitätsmanagement im Büro

Finanzmanagement im Office

• Betriebswirtschaftliche Grundbegriffe
• Grundlagen der Buchführung und des Rechnungswesens
• Kostenmanagement und Budgetierung
• Erstellung von Berichten und Auswertungen
• Zahlungsverkehr und Mahnwesen
• Controlling im Office

Personalmanagement im Office

• Grundlagen des Arbeitsrechts
• Personalbeschaffung und -verwaltung
• Mitarbeiterführung und -motivation
• Entgeltabrechnung (Grundlagen)
• Kommunikation und Konfliktmanagement im Personalbereich

IT und Digitalisierung im Office

• Grundlagen der IT-Infrastruktur im Büro
• Softwareanwendungen für Office Management (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Datenmanagement und -sicherheit
• Cloud-basierte Lösungen und Tools
• Integration von KI-Anwendungen im Office:
  • Grundlagen der KI und ihre Anwendungsbereiche im Büro
  • KI-Tools für die Automatisierung von Aufgaben (z.B. Texterkennung, Übersetzung)
  • KI-gestützte Datenanalyse und Entscheidungsfindung
  • KI-Chatbots für die Kundenkommunikation
  • Potenzielle Risiken und ethische Fragen beim Einsatz von KI

Kommunikation und Soft Skills

• Professionelle Kommunikation (schriftlich und mündlich)
• Gesprächsführung und Verhandlungstechniken
• Präsentationstechniken
• Assistenz, Teamarbeit und Konfliktmanagement
• Zeitmanagement und Selbstorganisation

Projektmanagement im Office

• Projektplanung und -durchführung
• Projektcontrolling und -abschluss
• Projektmanagement-Methoden (z.B. Scrum, Kanban)
• Tools für das Projektmanagement

Anwendungen und Übungen

• Wiederholung und Vertiefung des Lernstoffs
• Übergreifende Fallbeispiele aus der Praxis